Déclarer Son Chiffre d'Affaires URSSAF : Guide Pas à Pas

Déclarer son chiffre d’affaires à l’URSSAF est l’une des obligations les plus importantes de l’auto-entrepreneur. Pourtant, beaucoup de micro-entrepreneurs se retrouvent démunis face au portail en ligne, hésitent sur la périodicité à choisir, ou découvrent trop tard les pénalités liées à un oubli. Ce guide complet vous explique tout, étape par étape, avec des exemples concrets et les règles en vigueur en 2025.

Pourquoi Déclarer Son Chiffre d’Affaires Est Obligatoire

En tant qu’auto-entrepreneur, vous bénéficiez d’un régime fiscal et social simplifié : vous payez vos cotisations sociales en proportion de votre chiffre d’affaires réellement encaissé. Pas de CA, pas de cotisations. Mais cette logique simple implique une contrepartie : vous devez déclarer régulièrement ce que vous avez encaissé, même si ce montant est nul.

Cette déclaration sert à deux choses essentielles :

Calculer vos cotisations sociales (maladie, retraite, maternité…) versées à l’URSSAF
Déterminer votre impôt sur le revenu si vous avez opté pour le versement libératoire

Sans déclaration, l’URSSAF ne peut pas calculer ce que vous devez. Et si vous n’envoyez rien, l’administration applique une taxation forfaitaire d’office, souvent bien supérieure à ce que vous auriez réellement dû payer.

Pour bien comprendre comment ces cotisations sont calculées, consultez notre guide sur les Cotisations URSSAF Auto-Entrepreneur 2025 : Taux et Calcul.

Mensuel ou Trimestriel : Quelle Périodicité Choisir ?

Les Deux Options Disponibles

Lors de votre inscription en tant qu’auto-entrepreneur, vous choisissez la fréquence de vos déclarations de chiffre d’affaires. Deux options existent :

La déclaration mensuelle : vous déclarez chaque mois le CA encaissé le mois précédent
La déclaration trimestrielle : vous déclarez chaque trimestre le CA encaissé sur les trois mois précédents

Quand Opter pour le Mensuel ?

La déclaration mensuelle est conseillée si vous avez un chiffre d’affaires régulier et élevé. Elle permet de lisser vos paiements et d’éviter de devoir sortir une grosse somme d’un coup chaque trimestre.

Exemple concret : Sophie est consultante en communication, elle encaisse en moyenne 3 000 € par mois. Avec une déclaration mensuelle, elle paie environ 648 € de cotisations chaque mois (taux de 21,6 % pour les prestations de services BNC). Avec une déclaration trimestrielle, elle devrait verser environ 1 944 € tous les trois mois, ce qui peut peser davantage sur sa trésorerie.

Quand Opter pour le Trimestriel ?

La déclaration trimestrielle convient mieux aux auto-entrepreneurs avec un CA irrégulier ou faible, ou à ceux qui démarrent leur activité. Elle offre plus de souplesse dans la gestion de la trésorerie.

Exemple concret : Thomas est graphiste freelance et démarre son activité. Ses premiers mois sont incertains : 500 € en janvier, 0 € en février, 1 200 € en mars. Avec la déclaration trimestrielle, il déclare 1 700 € en une seule fois fin avril et paie environ 367 € de cotisations. C’est plus simple à gérer pour lui en phase de lancement.

Peut-On Changer de Périodicité ?

Oui, mais pas à n’importe quel moment. Vous pouvez modifier votre option avant le 31 octobre pour que le changement prenne effet au 1er janvier de l’année suivante. La demande se fait directement sur le portail autoentrepreneur.urssaf.fr.

Les Dates Limites à Respecter Absolument

Calendrier des Déclarations Mensuelles 2025

Pour une déclaration mensuelle, vous devez déclarer avant le dernier jour du mois suivant le mois concerné :

CA de janvier → à déclarer avant le 28 février
CA de février → à déclarer avant le 31 mars
CA de mars → à déclarer avant le 30 avril
Et ainsi de suite…

Calendrier des Déclarations Trimestrielles 2025

Pour une déclaration trimestrielle, les échéances sont les suivantes :

1er trimestre (janvier-février-mars) → déclaration avant le 30 avril
2e trimestre (avril-mai-juin) → déclaration avant le 31 juillet
3e trimestre (juillet-août-septembre) → déclaration avant le 31 octobre
4e trimestre (octobre-novembre-décembre) → déclaration avant le 31 janvier de l’année suivante

Ces dates sont fixes et s’appliquent à tous les auto-entrepreneurs, quelle que soit leur activité.

Comment Déclarer Son CA sur autoentrepreneur.urssaf.fr : Le Guide Pas à Pas

Étape 1 : Accéder au Portail

Rendez-vous sur autoentrepreneur.urssaf.fr. Ce site est la plateforme officielle de gestion de votre micro-entreprise. Depuis 2021, il a remplacé l’ancien portail lautoentrepreneur.fr et centralise toutes vos démarches.

Cliquez sur “Mon compte” puis connectez-vous avec vos identifiants (numéro SIRET et mot de passe, ou via France Connect).

Étape 2 : Accéder à la Section “Déclarer et Payer”

Une fois connecté, vous accédez à votre tableau de bord. Cliquez sur l’onglet “Déclarer et payer” dans le menu principal. Vous verrez apparaître la période en cours à déclarer avec la date limite correspondante.

Étape 3 : Saisir Votre Chiffre d’Affaires

L’interface vous demande de renseigner votre CA selon les catégories qui correspondent à votre activité :

Vente de marchandises (taux de cotisation : 12,3 %)
Prestations de services commerciales ou artisanales (taux : 21,2 %)
Autres prestations de services / activités libérales (taux : 21,2 % ou 21,3 % selon la caisse de retraite)

Si vous exercez plusieurs types d’activités, vous devez les ventiler correctement dans les cases correspondantes.

Point important : Vous déclarez le CA encaissé (sommes réellement reçues sur votre compte), pas le CA facturé. Si vous avez émis une facture en mars mais que vous êtes payé en avril, c’est en avril que vous déclarez ce montant.

Pour en savoir plus sur la création de vos factures, consultez notre guide Facture Auto-Entrepreneur : Modèle Gratuit et Mentions Obligatoires.

Étape 4 : Vérifier le Montant des Cotisations Calculées

Une fois votre CA saisi, le portail calcule automatiquement le montant de vos cotisations sociales. Vérifiez que le calcul correspond à ce que vous attendiez.

Exemple chiffré : Marc est auto-entrepreneur en prestation de services. Il déclare 4 500 € de CA pour le 2e trimestre. Le portail calcule : 4 500 × 21,2 % = 954 € de cotisations sociales. Si Marc a opté pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu (taux de 2,2 % pour les BNC), s’ajoute 4 500 × 2,2 % = 99 €, soit un total de 1 053 € à payer.

Étape 5 : Choisir Son Mode de Paiement

Vous pouvez régler vos cotisations par :

Prélèvement automatique (recommandé, évite les oublis)
Paiement en ligne par carte bancaire
Télépaiement depuis votre compte bancaire

Le prélèvement automatique se met en place directement sur le portail. C’est la solution la plus sécurisée pour ne jamais rater une échéance.

Étape 6 : Valider et Conserver la Confirmation

Après validation, vous recevez un email de confirmation avec le récapitulatif de votre déclaration. Conservez ces emails précieusement : ils constituent votre preuve de déclaration en cas de litige avec l’URSSAF.

Vous pouvez également retrouver l’historique de toutes vos déclarations dans votre espace personnel, rubrique “Mes déclarations”.

Déclarer un Chiffre d’Affaires Nul : Est-Ce Obligatoire ?

Oui, absolument. Même si vous n’avez pas encaissé un seul euro sur la période, vous devez quand même effectuer votre déclaration en indiquant “0” dans les cases de CA.

Beaucoup d’auto-entrepreneurs pensent à tort qu’une déclaration à zéro est inutile. C’est une erreur qui peut coûter cher : l’absence de déclaration, même pour un mois sans activité, entraîne les mêmes pénalités qu’une déclaration oubliée avec du CA.

Les Pénalités en Cas de Retard ou d’Oubli

La Majoration de Retard

Si vous ne déclarez pas dans les délais, l’URSSAF applique une majoration de 5 % sur les cotisations dues. Cette majoration s’applique dès le premier jour de retard.

Si vous déclarez mais ne payez pas, une majoration complémentaire de 0,2 % par mois de retard s’ajoute.

La Taxation Forfaitaire d’Office

En cas d’absence totale de déclaration, l’URSSAF peut vous taxer d’office. Elle calcule alors un montant forfaitaire basé sur la moitié du plafond annuel de la Sécurité sociale (PASS). En 2025, le PASS est fixé à 47 100 €, ce qui signifie que la base taxée peut atteindre 23 550 €.

Pour une activité de prestation de services, cela représente : 23 550 × 21,2 % = 4 992 € de cotisations, auxquels s’ajoute la majoration de 5 %, soit 5 242 €. Un montant souvent très supérieur à ce que vous auriez réellement dû payer.

Comment Régulariser une Déclaration Oubliée ?

Si vous avez raté une échéance, agissez rapidement :

Connectez-vous sur autoentrepreneur.urssaf.fr
Accédez à la période manquante dans votre espace déclarations
Effectuez la déclaration dès que possible
Payez le montant dû plus les majorations

Il est également possible de contacter directement l’URSSAF par téléphone (3698) pour expliquer votre situation. En cas de première infraction ou de circonstances exceptionnelles, une remise gracieuse des majorations est parfois accordée.

Les Erreurs Fréquentes à Éviter

Confondre CA Facturé et CA Encaissé

C’est l’erreur numéro un. Vous devez déclarer ce que vous avez réellement reçu sur votre compte, pas ce que vous avez facturé. Si un client vous doit 2 000 € mais ne vous a pas encore payé, vous ne déclarez pas ces 2 000 €.

Oublier de Ventiler les Activités

Si vous avez plusieurs types d’activités (vente + prestation de services, par exemple), chaque catégorie doit être renseignée séparément. Mettre tout dans la même case peut entraîner un calcul erroné de vos cotisations.

Ne Pas Tenir de Livre des Recettes

L’URSSAF peut vous demander de justifier vos déclarations. Vous êtes obligé de tenir un livre des recettes mentionnant chaque encaissement : date, montant, client, nature de la prestation. Un simple tableau Excel suffit, mais il doit être tenu à jour.

Dépasser les Plafonds Sans le Savoir

En 2025, les plafonds de CA pour rester en micro-entreprise sont de 188 700 € pour les activités de vente et 77 700 € pour les prestations de services. Les dépasser deux années consécutives entraîne une sortie automatique du régime. Consultez notre guide complet sur le Plafond Auto-Entrepreneur 2025 : Chiffre d’Affaires Maximum et Conséquences pour anticiper cette situation.

Le Versement Libératoire de l’Impôt : Comment Ça Fonctionne ?

Si vous avez opté pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu, vous payez également l’impôt en même temps que vos cotisations sociales, lors de chaque déclaration. Les taux applicables en 2025 sont :

Vente de marchandises : 1 % du CA
Prestations de services BIC : 1,7 % du CA
Activités libérales BNC : 2,2 % du CA

Cette option n’est accessible qu’aux auto-entrepreneurs dont le revenu fiscal de référence du foyer de l’avant-dernière année ne dépasse pas un certain seuil (26 082 € par part en 2025 pour les revenus 2023).

Si vous n’avez pas opté pour cette option, vous déclarez votre CA sur votre déclaration de revenus annuelle (formulaire 2042-C-PRO), et l’impôt est calculé selon votre tranche marginale d’imposition, après abattement forfaitaire.

Cas Pratique Complet : Julien, Développeur Web Freelance

Julien est auto-entrepreneur depuis janvier 2025, en prestation de services libérales (BNC). Il a opté pour la déclaration trimestrielle et le versement libératoire de l’impôt.

Ses encaissements au 1er trimestre :

Janvier : 3 500 €
Février : 2 800 €
Mars : 4 200 €
Total : 10 500 €

Sa déclaration au 30 avril 2025 :

Cotisations sociales : 10 500 × 21,2 % = 2 226 €
Versement libératoire IR : 10 500 × 2,2 % = 231 €
Total à payer : 2 457 €

Julien a activé le prélèvement automatique. Le 30 avril, la somme est prélevée directement sur son compte professionnel. Il reçoit un email de confirmation et retrouve le récapitulatif dans son espace personnel.

Si Julien avait oublié de déclarer, l’URSSAF aurait pu lui appliquer une taxation forfaitaire de plusieurs milliers d’euros, bien supérieure à ce qu’il devait réellement.

Pour bien séparer ses finances professionnelles et personnelles, Julien a ouvert un compte dédié à son activité. Notre guide Compte Bancaire Auto-Entrepreneur : Est-Ce Obligatoire ? vous explique pourquoi c’est fortement recommandé.

FAQ

Que se passe-t-il si je déclare un CA incorrect par erreur ?

Si vous avez commis une erreur dans votre déclaration (montant surestimé ou sous-estimé), vous pouvez effectuer une déclaration rectificative directement sur le portail autoentrepreneur.urssaf.fr. Accédez à la période concernée et modifiez les montants saisis. Si vous avez sous-déclaré, vous devrez payer la différence de cotisations, éventuellement majorée. Si vous avez sur-déclaré, l’URSSAF vous remboursera le trop-perçu ou le déduira de votre prochaine échéance. En cas de doute, contactez directement l’URSSAF au 3698.

Puis-je déclarer mon CA par téléphone ou par courrier ?

Non. Depuis 2016, la déclaration en ligne est obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs, sans exception. Elle doit être effectuée exclusivement via le portail autoentrepreneur.urssaf.fr ou via l’application mobile officielle “AutoEntrepreneur URSSAF”, disponible sur iOS et Android. Il n’existe plus de formulaire papier ni de déclaration téléphonique. Si vous rencontrez des difficultés techniques, l’URSSAF peut vous accompagner, mais la déclaration doit toujours être validée en ligne.

Mon activité a démarré en cours d’année. Que dois-je déclarer pour la première période ?

Pour votre première déclaration, vous ne déclarez que le CA encaissé à partir de la date d’immatriculation de votre micro-entreprise. Si vous avez créé votre auto-entreprise le 15 mars et que vous avez opté pour la déclaration trimestrielle, votre première déclaration (à effectuer avant le 30 avril) ne couvre que la période du 15 au 31 mars. Les jours précédant votre immatriculation ne sont pas concernés, même si vous avez réalisé des prestations avant cette date (ce qui serait d’ailleurs illégal sans immatriculation).

L’URSSAF peut-elle contrôler mes déclarations de CA ?

Oui, l’URSSAF dispose d’un droit de contrôle sur vos déclarations. Un inspecteur peut demander à consulter votre livre des recettes, vos factures, vos relevés bancaires et tout document justifiant les montants déclarés. Ce contrôle peut porter sur les cinq dernières années. En cas d’anomalie, des redressements de cotisations, majorations et pénalités peuvent être appliqués. C’est pourquoi il est indispensable de conserver tous vos justificatifs comptables pendant au moins cinq ans et de tenir votre livre des recettes à jour.

Dois-je déclarer les remboursements de frais que me versent mes clients ?

En principe, non, si ces remboursements correspondent à des frais réels que vous avez avancés pour le compte de votre client (achats de matériaux, billets de train, etc.) et qu’ils sont clairement identifiés comme tels sur votre facture. Cependant, si vous incluez des frais dans votre prix global sans les distinguer, l’ensemble est considéré comme du CA à déclarer. Pour être sûr de ne pas vous tromper, il est recommandé de faire apparaître les remboursements de frais sur une ligne séparée de votre facture, avec la mention explicite “remboursement de frais”. En cas de doute sur votre situation spécifique, consultez un comptable ou l’URSSAF directement.